公文写作常识
汇编手册
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一、常用公文写作基础知识
什么是公文？
公文即公务文书，是党政机关、企事业单位、社会团体在进行公务活动时所使用的体式完整、内容系统的各种书面材料。
按使用范围划分，公文分为政务公文、专用公文、经济公文和日常事务类。
政务公文包含法定文种和非法定文种。法定文种即13类14种，命令（令）、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。非法定文种即9类14种，即计划、总结、调查报告、简报、讲话稿、提案、建议书、合同、聘书、章程、条例、规定、办法、电报
日常事务公文：包括规章制度、简报、计划、总结、演讲稿、述职报告、倡议书、建议书、挑战书、表扬信、感谢信、慰问信、聘书、请柬、证明、介绍信、启事等
经济公文：包括经济合同、市场调查报告、市场预测报告、经济活动分析报告、产销分析报告、质量分析报告、广告、意向书、商务说明书等
请示和报告有何区别？
一、内容不同。请示是一文一事，报告内容可广泛。
二、对象不同。请示只送一个领导机关，报告可多头主送。
三、处理方式不同。请示需要批复，报告一般不需要批复。
四、行文时间不同。请示是事先行文，报告可在事前、事中、事后行文
二、公文写作常用词语
按照：依照，据此办理。或用于上行文，表明开展某一工作的依据，例如“按照省委的要求……”或用于下行文，要求下级完成某一事项，例如“望各级党委，按照下列要求……”
遵照：遵命办理。
参照：参考、依照。例如“现将《关于开展优质服务活动的情况报告》印发给你们，请参照办理”。
照此：按这样去办。例如“同意所拟，望照此办理。”
颁布：颁发、宣布。多用于法律法令和行政法规的正式公布。
发布：公开宣布。侧重于法规、指示、通知等的正式公布。
公布：公开发布、宣布。此布：在这里宣布。多用于布告的结尾，按照习惯应另起一行，左空两格，使用发布机关名称字号相同的大号字，以使醒目。
布置：对工作、活动作出具体的安排。
颁发：发布、授予。
颁行：颁布、施行。多用于政策法规的颁发与贯彻执行。例如“居民身份证，有公安机关负责颁行和管理。”
为：表示目的、原因的介词，多用于公文的开头，放在句子前面以构成目的句。例如“为保障民用航空器的安全，防止劫持、破坏民航飞机和破坏民用航空设备事件的发生，特通知如下”。
为了：与“为”的使用相同。例如“为了发扬党内民主，健全党内生活，保障党民权利的正常行使和不受侵犯，根据《中国共产党章程》，特制定本条例”。
为此：为了这个。多用于承接上文。例如“……为此，提出以下三点要求”。
为要：至为重要。例如“中央经济工作会议提出了发展经济的一系列重要措施，望各级党组织认真贯彻为要”。
为盼：十分盼望。例如“望速研究并即函复我局为盼”。
为荷：表示承情感谢的惯用语，常用于信函的文末。例如“兹介绍我局李小兵等三同志前去厂局参观学习，请予接洽为荷”。
期：从时间、期限长短上看。例如“全面开工已为期不远，请抓紧完成准备事宜”。
特：特地。常用于公文开头与主体之间的过渡。例如“特通知如下”、“特决定如下”、“特作如下决议”。
特此：特地在这里。多用于公文开头到主体之间的过渡，例如“特此通知如下”；另外也经常用于报告、决定、通知、指示等稳重的结尾，例如“特此报告。”
必须：表示在事实上、道理上必要，带有指令口气，一般用于下行文中讲主张、提要求的内容部分。
必需：一定要有、不可缺少的。例如“组织文书工作人员系统学习文书、档案知识，是加强文书队伍建设所必需的”。
必要：不可缺少，非这样不可。例如“在党员和党员领导干部中大力提倡批评与自我批评是十分必要的”。
严禁：严格禁止。例如“严禁铺张浪费、请客送礼”。
严谨：严密谨慎。例如“对重大问题的处理，一定要严谨慎重，不可草率行事”。
严重：程度深、影响大、情势危急。严守：严格遵守。例如“严守国家机密”。
严加：严格加以。例如“对屡教不改者要严加处理”。
按期：依照规定的日期。
按时：依照规定的时限。
届时：到时候。
此复：就以这样的内容向你作出答复。一般用于复函、批复的末尾。
此令：就以这样的内容，并于此时此地向受令对象发布命令。一般用于命令的末尾。
专此：专门在这里。
报请：向上级机关行文，请求解决、答复、批准某一问题。
报经：报告并已经得到。例如“我市行政机构改革的方案已报经省政府批准”。
报送：向上级呈报。
报批：呈报上级机关批准。
不日：不久。例如“你局所需的资料，不日即可送达”。
不宜：不适宜。
参阅：参考阅看。
参考：参照思考。例如“这个做法有一定的借鉴意义，可供各单位参考”。
部署：安排、布置。多用于对比较重要的工作及全局性工作的安排与布置。
悉：知道。多用于批复、复函的开头。
收悉：收到并已知悉。
已悉：已经知道。
阅悉：看过并已知道。
详悉：详细知道。
鉴于：考虑到。主要用于表明事情的原因。
批示：对下级报送的报告、计划等非呈请性公文所做的文字批注。例如：“中央有关领导同志已在情况反映上作了重要批示”。
批阅：对下级报送的文件进行阅看、审批。
拟：打算。
拟于：打算在。例如：拟于六月下旬召开纪念中国共产党诞辰90周年理论研讨会。
试行：试验推行。例如“此项办法可先在小范围内试行，待总结经验进一步完善后再予以推广”
三、公文写作中常用同义词辨析
公文是处理公务的一种重要的文字工具，在制作过程中，对公文常用同义词语的选用是一件煞费苦心的事，下面从常用同义词中选取几组进行辨析。
截止与截至
“截止”是指“到一定期限停止”，如“报名在昨天已经截止”；“截至”是截止到某个时候，如“报名日期截至本月底止”。在“截至”中“截”的意思就是“截止”，而“至”则是“到”的意思，所以“截至”就是“截止到”的意思，例如“北京市申办2000年夏季奥运会得到了北京市人大代表和政协委员的大力支持。截至今天18时，已有500多位人大代表和近300名政协委员在网上签名支持北京申办奥运会”（《人民日报》2000年2月18日），句中“截至”就不能用作“截止”。
布置与部署
“布置”是指“在一个地方安排和陈列各种东西或人以使这个地方适合某种需要”，也指“对一些活动做出安排”；“部署”是指“安排、布置（人力、任务）”。比较起来，“布置”适用的范围要比“部署”宽泛一些。“部署”一般适用于较大规模的、比较正式的、带有较浓厚的书面色彩的或者与军事有关的场合，只能与人力、任务、工作等少数几个词语搭配，如“军事部署、战略部署、统一部署”等，如果我们把“布置房间”说成“部署房间”那就错了，如果把“部署”写成“布署”那就是写别字了。
其他与其它
“其他”是指“别的”，可以指人，也可以指事物，如“抓住主要矛盾，其他问题也就迎刃而解了”，“其他”用在单音节词前要带“的”，用在双音节词前一般不带“的”；“其它”是从“其他”中分化出来的，仅用于事物。在公文写作过程中，将“其他”与“其它”混用的现象比较普遍，有些是选用不当，有些则是难于取舍造成的，实际上，在典范的现代白话文著作中，已逐步淘汰了“其它”而一律用“其他”，既指人，也指事物。
中心与重心
“中心”是指“跟四周距离相等的位置；事物的主要部分；在某一个方面占主要地位的城市或地区；设备、技术力量等比较完备的机构和单位（多用作单位的名称）”等。“重心”是指“物体各部分所受的重力产生合力，这个合力的作用点就叫做这个物体的重心”，由此引申为事情的中心或主要部分。写作中不能把“中心工作”写成“重心工作”。
启用与起用
“启用”是指“开始使用”，“启”有“开始”的意思，如“启用单位印信”、“新机场已经落成，即将启用”等；“起用”是指重新任用已退职或免职的官员”，在这里，“起”有“向上”的意思。两个词语的根本区别在于“起用”指人，而“启用”一般不指人。
四、公文常用特定用语的解释
1.兹因：开端用语，主要用于文章开头，其解释是现在因为。
2.承蒙：谦敬用语，用于表示谦敬，具体解释为“多亏受到”。
3.届期：就是到时候的意思。
4.谢忱：表示“感谢的心意”。如：谨致谢忱；聊表谢忱等。
5.谨悉：引叙用语，多用于复文引据，表示知道的意思。
6.以资：把...用来作为...。如：以资鼓励。
7.鉴于：过渡用语，公文中承上启下的用语，表示因为，考虑到。
8.顷接：也是用语复文引据，如：倾接慰问电，至感温馨；倾接校友会通报，感非言馨。字面解释为：不久以前。
9.业经：经办用语，表明进程，经过....（帮助）。
10.责成：拟办用语，用于审批拟办，指定某人或某机构办成某件事。
11.拟请：期请用语，用于表示期望请求。拟：计划，请：请求。
12.如蒙：期请用语，用于表示期望请求。意思是：如果能够得到....
13.此复：用于复文结尾，表示特此作为回复。
五、党政机关公文基本格式
1.公文版式
A4纸型210mm×297mm
上白边：37±1mm
下白边：35±1mm
左白边：28±1mm
右白边：26±1mm
版心:156mm×225mm
一般每页22行，每行28字，正文用三号仿宋
1.对各类文件的版头、正文、版记作具体规定，上行文、平行文、下行文版头全部统一
2.发文机关标志推荐用红色小标宋字体
3.公文份号、密级、紧急程度用3号黑体，签发人姓名用3号楷体
4.公文标题用2号小标宋体，正文用3号仿宋体，正文中的结构层次序数:一、黑体;(二)楷体;3.仿宋；(4)仿宋
5.成文日期用阿拉伯数字
6.版记字体用4号仿宋字
2.公文版式实例
六、法定公文参考模版
（一）决定
1.重要事项决定
×××（单位名称）关于×××（事由）的决定
×××（主送单位）：
为了……（目的主旨），根据……（依据），经研究（如有重要的决定程序可以写出），决定……（意图主旨即决定事项）。
一、……
二、……
三、……（决定的具体内容）
×××（单位印章）
××年××月×日
2.嘉奖决定
×××（单位）关于表彰×××的决定
×××（主送单位）：
最近，……（被表彰人员或单位的事迹）。……（被表彰事迹产生的积极影响和表现出的精神）。
为了……（表彰目的），根据……（表彰依据），决定对×××等予以表彰（或授予……等……称号）。
希望……（希望、号召）。
附件：×××(单位)×××表彰名单
×××（单位印章）
××年××月×日
3.处分决定
×××（单位）关于对×××处分的决定
×××（主送单位）：
最近，……（违规违纪事实），……（造成的危害和产生的不良影响）
根据……（处分依据），为了……（目的主旨）经研究，决定给予×××（受处分的人或单位）……（意图主旨即处分决定）的处分。
×××（单位印章）
××年××月×日
（二）通知
4.指示性通知
×××关于×××（拟采取的措施）的通知
×××（主送单位）：
近一段时期，……（使用点面结合材料,从正反两各方面分析面临的形势和存在的问题）。……（指出采取进一步措施的重要性、必要性和紧迫性）。为了……（目的主旨），根据……（依据），经研究，决定……（意图主旨即拟采取措施）。现就有关事项通知如下：
一、……。（通知的具体内容）
二、……。
三、……。
……
……（提出希望和要求）。
×××(单位印章)
××年××月×日
5.周知性通知
×××关于成立××机构的通知
×××(主送单位):
为了……（目的），根据……（依据），决定成立……机构，负责……工作。现将有关事项通知如下：
一、……（机构）的人员组成
二、……（机构）的主要职责
（一）……。
（二）……。
三、……（机构）下设办公室，主要负责……工作。
……（其他需要说明事项）
×××（单位印章）
××年××月××日
6.会议通知
会议通知
××××（主送单位）：
经××××决定（依据），定于×月×日（星期×）上（下）午×时——×时，在××××（地点）召开××××会议（意图主旨）。会议由×××主持。会议主要内容（1）×××；（2）×××（会议议题）。请××××（与会人员）准时参加。
……（会议其他要求）
（联系人：×××电话：×××）
×××（单位印章）
××年××月××日
（这类会议通知可以设计成填写式公文）
关于召开×××会议的通知
×××（主送单位）：
为了×××（目的主旨），根据×××（依据），×××（主办单位）决定于近期召开×××会议（意图主旨）。现将有关事项通知如下（分旨，总分条文式结构）：
一、会议时间：
二、会议地点：
三、会议主题：（1）……；（2）……。
四、参会人员：
五、其他事项：
（一）请与会人员持会议通知于×××（时间）到×××报到，××××××（食宿费用安排）。
（二）请于×××（时间）前将会议回执传真或至×××（会议主办或承办单位）发电子邮件亦可（电子邮件信箱）。
（三）材料准备要求……
（四）联系人及联系电话：
附件：1.参会名额分配表
2.参会人员回执
××××（单位印章）
××年××月××日
（三）报告
7.工作报告
×××（单位）关于……工作情况的报告
××××（主送单位）：
根据……要求（或……以来），我们×××（概述工作背景或基本情况）。在对……工作进行认真总结基础上，现将有关情况报告如下：
一、……（工作基本情况）。
二、……。（主要做法和成绩，包括采取的办法、措施和产生的效果）。
三、……（存在问题，以及拟采取的对策措施）。
四、……（下一步工作安排和思路）。
××××（单位印章）
××年××月××日
8.答复上级机关询问和交办事项的报告
×××（单位）关于××有关情况的报告
×××（主送单位）：
根据……要求（或根据……的指示精神，或根据转来的《……》要求），我们对……情况进行了认真研究（或我们对……问题进行了调查核实）。现将有关情况报告如下：
一、……（事情的过程、原因等）。
二、……（经调查核实的情况或处理的依据、结果等）。
三、……（下一步拟采取的措施）。
专此报告。
××××（单位印章）
××年××月××日
9.反映情况报告
×××（单位）关于××有关情况的（紧急）报告
×××（主送单位）：
××年××月××日（最近、近日），……（概述“报告”反映情况的产生原由、情况和问题）。为了……（目的），现将有关情况报告如下：
一、……（事情的过程和最新事态等）。
二、……（原因和后果分析）。
三、……（已采取的措施及作用）。
四、……（下一步拟采取的措施）。
五、……（需引起上级单位重视或关注的问题）。
××××（单位印章）
××年××月××日
（四）请示
10.请求批准的请示
×××（发文单位）关于××××的请示
×××（主送单位）：
为了×××（目的主旨），根据……（依据），我单位拟×××（意图主旨）（概述工作背景或基本情况，简要提出要求解决的问题）。现将有关情况和我们的意见请示如下（请示原由、事项，内容多可以分条列项）
一、……（基本情况）。
二、……（请示的必要性和可行性及其意义）。
三、……（具体方案和请示事项）。
以上请示如无不妥，请批准（指示）。（结语）
××××（单位印章）
××年××月××日
（联系人×××、电话×××）
11.请求解决问题的请示
×××（单位）关于请协调解决×××××问题的请示
×××（主送机关）：
目前，我公司……（行文背景，遇到的问题或困难）。为了×××（目的主旨），根据……（依据），现就……（意图主旨）请示如下：
一、……（问题的由来及不利影响）
二、……（解决问题的积极意义）
三、……（请示内容，即请求协调解决的问题及解决问题的有关建议）。
妥否，请批示。（请审核批准）
××××（单位印章）
××年××月××日
（联系人及电话：××××××）
12.请求指示的请示
×××（单位）关于×××××的请示
×××（主送机关）：
